登録済みの社員をまとめて更新する

昇進・異動・退職をまとめて反映するときの手順です。書き出して直して取り込み直すのが確実です。

異動・昇進・退職などをまとめて反映したいときは、今のデータを書き出して直し、取り込み直すのがいちばん確実です。

手順

1. 社員データベースで「CSV出力」を押し、今のデータを書き出します。
2. Excelで開いて、変わったところだけ直します（部署、役職、状態、退職日 など）。部署・職種・役職を変える行には「異動日」も入れます。
3. 「CSVインポート」で取り込みます。
4. 確認画面で重複の扱いを「上書き」にします。
5. 「誰の・どこが変わるか」の一覧が出るので、意図どおりか確認して実行します。

確認後に他の人が社員情報を変更した場合は、その行の保存を停止します。結果には失敗した行番号と理由が表示され、ほかの行の保存結果と区別できます。最新の社員情報を確認し、失敗した行だけを取り込み直してください。社員番号を上書きする場合も、ほかの社員情報とまとめて保存します。

異動をまとめて反映する

部署・職種・役職を変える行には、異動日を入れて取り込みます。その方の「所属の履歴」に、異動日から始まる行が入ります。異動日が今日までなら、すぐに今の所属に反映されます。

異動日が空のまま部署・職種・役職を変えた行は、ほかの項目だけを取り込み、部署・職種・役職は変えません。取り込み結果にその行番号が出ます。

画面で選んだ方をまとめて異動させるときは、社員データベースで対象の方にチェックを入れ、「異動を一括登録」を押します。

空欄にした項目は、既存の値がそのまま残ります

CSVで空欄にした項目は、既存の値がそのまま残ります。退職された方の行で「状態」を空欄にしても、在籍に戻ることはありません。

新しく登録される方（既存に見つからなかった行）だけは、空欄のときに次の値が入ります。

値を消したいときは、画面から直接編集してください。

退職をまとめて反映する

退職された方の行で、次の3つを直して取り込みます。

• 状態 → 退職
• 退職日 → 退職された日
• 退職理由 → 設定に登録した理由（自由入力も可）

これで定着分析・離職率・退職理由の集計が自動で更新されます。